Konferencja to ważne wydarzenie firmowe, które musi być odpowiednio wcześniej przemyślane i przygotowane. Tylko działanie według ściśle określonego planu pomoże zadowolić wszystkich uczestników spotkania i uniknąć niepotrzebnych pomyłek.
Każdy event powinien posiadać swoja koncepcję. Określenie celu spotkania uczestników pozwala na sprawne zorganizowanie konferencji. Ważne jest aby wiedzieć ilu uczestników będzie uczestniczyło w spotkaniu. Dzięki temu określa się wcześniej odpowiednią ilość materiałów informacyjnych, napojów czy poczęstunku. Niedokładność w tym zakresie może skutkować niemiłą niespodzianką (np. brakiem odpowiedniej liczby wody) lub niepotrzebnymi wydatkami finansowymi (zbyt duża liczba wydrukowanych ulotek).
Wybór miejsc do organizacji konferencji jest bardzo duży. Są to często hotele, restauracje lub centra kongresowe. Ważna jest dogodna lokalizacja (łatwy dojazd) oraz duży parking w przypadku potrzeby zorganizowania dużego eventu. Ważne są także ceny wynajmu i obsługi konferencji, choć ten ostatni czynnik ostatnio traci na znaczeniu. Firmy obsługujące konferencje mają wielu klientów, którzy oprócz zleceń na obsługę konferencji np. hostessową składają także zamówienia na wynajem mównic, krzeseł, innych mebli, tablic reklamowych itp.
Należy pamiętać o odpowiedniej ilości miejsc siedzących. Meble skórzane czy welurowe wyglądają bardzo ekskluzywnie i idealnie nadadzą się na bankiety. Ostatnie trendy skupiają się na ekomeblach – wiklinowe krzesła, fotele czy sofy z palet czy nawet meble z kartonu mogą podkreślić dbałość firmy o środowisko naturalne.
