Gro osób zainteresowanych posiadaniem własnego biura dla ich działalności gospodarczej lub także służącego w innych celach zastanawia się, co powinno znajdować się w takim biurze. Dotyczy to zarówno rozmieszczenia i odpowiedniego ulokowania powierzchni biurowej, jak i wyposażenia, które okaże się niezbędne w niemal każdej siedzibie. Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że dziś istnieją już specjalne firmy, które posiadają dużo powierzchni biurowych do wynajęcia (wyposażonych i niewyposażonych), ale także zajmują się odpowiednią aranżacją takiej przestrzeni.
Bardzo ważnym pytaniem, które należy sobie zadać podczas poszukiwań jest to, czy działalność, dla której szukamy przestrzeni biurowej musi być koniecznie powiązana z miejscem. Biura najczęściej znajdują się w budynkach służących nie tylko takim celom. W dużych miastach znaleźć można biurowce, w mniejszych natomiast trzeba liczyć się z tym, że obok naszego biura ktoś otworzy na przykład lokal gastronomiczny.
Wyposażenie biura jest ściśle związana z działalnością, jaka będzie się tam mieścić. Z reguły jednak można wyróżnić charakterystyczny sprzęt, który będzie znajdować się w niemal każdym biurze. Część z tych sprzętów i urządzeń jest niezbędna, część służy jako ułatwienie i zwiększenie wygody zarówno pracowników, jak i klientów. Nie należy jednak przesadzać z natłokiem urządzeń niebędących niezbędnymi. Zbyt duża liczba przedmiotów niekoniecznie przydatnych może powodować niepotrzebny chaos.
Głównym zadaniem biura jest spełnianie funkcji komunikacyjnych, tj. nawiązywanie kontaktów z kontrahentami. Bez możliwości spełniania takich funkcji, biuro nie jest w pełni użyteczne i nie do końca realizuje swoje zadania. Wyposażenie i wygląd wewnętrzny biura wpływają na obraz potencjalnego klienta o działalności instytucji.
Pośród tego typu urządzeń konieczne jest posiadanie w biurze:
– komputerów stacjonarnych i/lub przenośnych wraz z niezbędnym wyposażeniem
– telefonów (zarówno komórkowych, jak i stacjonarnych)
– – urządzeń umożliwiających dostęp do internetu
drukarek-kserokopiarek oraz faksów
– niszczarek.
Często mile widziany jest również ekspres do kawy czy czajnik elektryczny, który niewątpliwie pozytywnie wpływa na pracownika. Będzie on mógł w wolnej chwili w godzinach pracy skorzystać z takiego rozwiązania. Miejsce na taki mały kąt dla pracownika powinno być zagospodarowane tak, by w żaden sposób nie przeszkadzało nikomu pracującemu w biurze.
Jako, że biuro jest miejscem spotkań, powinno ono zapewniać dogodne warunki do rozmowy. Przysłużą się do tego na pewno:
– krzesła biurowe
– biurka i stoły (w zależności od skali, jedną osobę można przyjąć przy biurku, ważnej – delegacji kilkunastoosobowej przy biurku nie umieścimy).
Oprócz tego, do funkcjonalności biura konieczne jest posiadanie szaf odpowiednio przystosowanych do np. przechowywania rozmaitych dokumentów. Powinno znaleźć się także miejsce na sejf, w którym przechowywać można pieniądze lub istotne dane osobowe.
Mile widziane dodatki w tej materii to wieszaki na ubrania czy zegary ścienne. Nikt przecież nie chciałby trzymać mokrego płaszczu na kolanach albo spóźnić się na inne, ważne spotkanie. Potrzebny okaże się też kosz na śmieci. Mały kosz powinien znajdować się przy każdym biurku dla pracownika. Do niezbędnego wyposażenia biura należy także gaśnica oraz apteczka. Dla bezpieczeństwa pracowników, kontrahentów i otoczenia nie należy zapominać o tych ważnych aspektach wyposażenia.
Są niezbędnym komplementem dla prawidłowego funkcjonowania biura. Należą do nich np. artykuły papiernicze:ryzy papieru, fiszki, tablice korkowe, zszywacze, dziurkacze, koszulki foliowe, pinezki, zszywki.
Z reguły klienci są najbardziej zainteresowani biegłością w danych sprawach, a więc szybkim załatwieniem formalności. Wszelkie dokumenty powinny znajdować się w bliskim otoczeniu pracownika biurowego i mieć odpowiednio przypisane sobie miejsce. Klienci potrzebują także odpowiedniej przestrzeni do komunikacji, czyli możliwości zajęcia miejsca, zdjęcia zbędnych w tym momencie ubrań.
Wygoda jest bardzo ważnym wyznacznikiem tego, co powinno znajdować się w dobrze wyposażonym biurze. Niezbędne jest też stworzenie odpowiedniej atmosfery, czemu może służyć dodatkowy wystrój lokalu biurowego (np. pasujące do wnętrza obrazy, odpowiednio dobrany kolor ścian etc.).
Dopiero całość wizerunku i wyposażenia biura wpływa na jego konkretny odbiór przez klientów, którzy cenią sobie zarówno stronę wizerunkową, jak i fachowość, której przysłuży się niewątpliwie odpowiedni dobór elementów składających się na cały ekwipunek biurowy.
